Numérisation d'archives : libérez de la place et faites des économies
Vos archives papier occupent des mètres carrés que vous payez chaque mois. Nous les numérisons et les classons, livrées en une fois ou consultables en ligne, puis nous détruisons les archives physiques avec certificat de destruction.
Ce que vous obtenez
- Des documents numérisés et recherchables : chaque mot est retrouvable
- Un classement selon votre arborescence ou notre plan standard par métier
- Des fichiers nommés de façon claire et homogène
- Des locaux libérés : les originaux sont détruits avec certificat, ou restitués
Ce que la numérisation vous fait gagner
De la place
Une armoire ou une pièce d'archives libérée, c'est un bureau, un poste de travail ou un espace de stockage utile en plus.
De l'argent
Moins de mètres carrés occupés, plus de garde-meuble ni de box à louer pour des cartons : ces frais disparaissent de vos charges.
Du temps
Un document se retrouve en quelques secondes par recherche, au lieu de fouiller des cartons pendant des heures.
Deux façons de récupérer vos documents
Vous choisissez selon votre usage, au moment du devis.
Livraison en une fois
L'ensemble de vos documents classés vous est remis en une seule fois, par lien de téléchargement sécurisé ou sur support physique. Vous les intégrez à votre serveur ou à votre outil habituel.
Consultation en ligne
Vos documents restent accessibles dans un espace en ligne sécurisé, avec recherche par mot-clé. Pratique si plusieurs personnes doivent y accéder, sans rien installer.
Les étapes de votre numérisation
Chaque dossier suit le même parcours. Vous êtes informé à chaque étape clé.
Étude et devis gratuit
Vous nous indiquez le nombre de cartons ou une fourchette, les types de documents et le classement souhaité. Vous recevez un devis détaillé sous 48 h, avec les délais.
Enlèvement sur site
Nous venons chercher vos archives dans vos locaux, telles qu'elles sont, et organisons leur transport jusqu'au lieu de traitement.
Préparation des documents
Dégrafage, retrait des trombones et reliures amovibles, défroissage, séparation des dossiers. Cette étape conditionne la qualité du scan.
Numérisation
Les documents passent sur des scanners professionnels, en couleur ou en noir et blanc, avec une résolution adaptée à la lecture à l'écran et à l'archivage durable.
Reconnaissance de texte
Chaque page est traitée par reconnaissance optique de caractères (OCR). Un nom, un montant ou un numéro suffit pour retrouver un document.
Classement
Les fichiers sont nommés et rangés dans l'arborescence validée avec vous : par client, par année, par type de pièce.
Contrôle qualité
Nous vérifions la lisibilité et le bon classement. Toute page illisible est rescannée avant livraison.
Livraison et destruction des originaux
Vous recevez vos documents en une fois ou vous y accédez en ligne. Les originaux sont détruits avec certificat de destruction, ou restitués si vous le souhaitez.
Confidentialité
Toute personne qui intervient sur vos documents, de notre équipe ou d'un partenaire, est tenue par un engagement de confidentialité écrit. Vos archives restent sous notre responsabilité du début à la fin.
Suivi
De l'enlèvement à la livraison, vous êtes informé de l'avancement, et la destruction des originaux est attestée par un certificat de destruction.
Conformité RGPD
Les données personnelles contenues dans vos documents sont traitées uniquement pour la mission que vous nous confiez, selon les modalités prévues au contrat.
Questions sur la numérisation
Pourquoi numériser plutôt que stocker ?
Un carton stocké prend de la place et coûte tous les mois. Une fois numérisés, vos documents tiennent dans un dossier, se retrouvent en quelques secondes et les originaux peuvent être détruits avec certificat.
Livraison en une fois ou consultation en ligne : que choisir ?
La livraison en une fois convient si vous avez déjà un serveur ou un outil de gestion documentaire. La consultation en ligne est plus pratique si plusieurs personnes doivent accéder aux documents, sans rien installer.
Quels types de documents pouvez-vous numériser ?
Documents A4 et A3, liasses agrafées, dossiers suspendus, registres, factures, contrats, courriers. Les formats particuliers (grands plans, documents très fragiles) sont étudiés au cas par cas.
Mes documents numérisés ont-ils une valeur légale ?
Une copie numérique fidèle et durable peut, sous conditions, avoir la même valeur probante que l'original. Pour les documents sensibles, vérifiez avec votre expert-comptable ou votre conseil juridique avant de détruire les originaux.
Pouvez-vous reprendre notre classement existant ?
Oui. Nous reproduisons votre arborescence actuelle, ou nous vous proposons un plan de classement standard par métier que nous validons ensemble avant de commencer.
Parlons de vos archives
Devis gratuit sous 48 h, estimation possible sur simple photo.