Tableau des durées de conservation des documents d'entreprise
Avant de détruire vos archives, vérifiez que leur durée légale de conservation est écoulée. Voici les durées minimales à connaître, classées par type de document.
| Document | Durée minimale | Point de départ |
|---|---|---|
| Comptabilité | ||
| Livres et registres comptables (grand livre, journal…) | 10 ans | À partir de la clôture de l'exercice |
| Pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception | 10 ans | À partir de la clôture de l'exercice |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans | À partir de la clôture de l'exercice |
| Fiscalité | ||
| Impôt sur le revenu et impôt sur les sociétés | 6 ans | À partir de la dernière opération mentionnée |
| TVA et taxes sur le chiffre d'affaires | 6 ans | À partir de la dernière opération mentionnée |
| Gestion du personnel | ||
| Décompte des horaires, heures d'astreinte et leur compensation | 1 an | — |
| Bulletins de paie (double de l'employeur) | 5 ans | — |
| Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte | 5 ans | — |
| Déclarations d'accident du travail | 5 ans | — |
| Registre unique du personnel | 5 ans | À partir du départ du salarié |
| Vie de la société | ||
| Statuts et pièces modificatives | 5 ans | À partir de la radiation de la société |
| Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils | 5 ans | À partir de la fin de son utilisation |
| Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société | 5 ans | — |
| Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration, rapports des commissaires aux comptes | 3 ans | 3 derniers exercices |
| Documents commerciaux et civils | ||
| Contrats et correspondance commerciale | 5 ans | — |
| Documents bancaires (relevés de compte, talons de chèques) | 5 ans | — |
| Documents de transport de marchandises | 5 ans | — |
| Déclarations en douane | 3 ans | — |
| Garantie des biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | — |
| Police d'assurance | 2 ans | À partir de la résiliation du contrat |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €) | 10 ans | À partir de la livraison ou de la prestation |
| Acquisition ou cession de biens immobiliers | 30 ans | — |
Ces durées sont des minimums légaux, données à titre indicatif d'après le Code de commerce, le Livre des procédures fiscales et le Code du travail. Elles peuvent évoluer et certaines professions (santé, notariat, avocats) ont des règles particulières. En cas de doute, vérifiez avec votre expert-comptable ou votre conseil juridique.
Et une fois la durée écoulée ?
Garder des documents au-delà de leur durée encombre vos locaux et, lorsqu'ils contiennent des données personnelles, peut contrevenir au RGPD. Faites-les détruire de façon confidentielle : le certificat de destruction prouve que vous avez respecté vos obligations.
Des documents à garder encore longtemps ?
Numérisez-les pour libérer la place qu'ils occupent. Vous gardez l'information pendant toute la durée de conservation, et les archives physiques sont détruites avec certificat de destruction.
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